Gdy kontrahent nie reguluje faktury w terminie, przedsiębiorca może naliczyć ustawowe odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych, doliczyć automatyczną rekompensatę w wysokości 40, 70 lub 100 euro, a następnie dochodzić zapłaty w postępowaniu nakazowym lub upominawczym. Niezapłacona faktura B2B nie oznacza, że pieniądze przepadły – prawo daje wierzycielowi konkretne narzędzia nacisku, z których większość działa bez potrzeby udowadniania poniesionych kosztów.
Kluczowy, a wciąż mało znany fakt: rekompensata za koszty odzyskiwania należności przysługuje automatycznie, bez wezwania i bez wykazywania, że faktycznie poniosło się jakiekolwiek koszty windykacji. Wynika to wprost z ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych.
Spis treści
Czym jest transakcja handlowa i kiedy należą się odsetki?
Transakcja handlowa to umowa, której przedmiotem jest odpłatna dostawa towaru lub odpłatne świadczenie usługi, zawarta między przedsiębiorcami w związku z prowadzoną działalnością. To właśnie ten reżim daje wierzycielowi B2B najmocniejsze uprawnienia.
Prawo do odsetek przedsiębiorca nabywa bez konieczności wysyłania wezwania, o ile wykonał swoje świadczenie i nie otrzymał zapłaty w terminie. Gdy termin zapłaty wynikał z umowy lub faktury, odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych biegną od pierwszego dnia po jego upływie. Jeżeli strony nie ustaliły terminu płatności, wierzycielowi przysługują najpierw odsetki ustawowe za okres do 30 dni od dnia spełnienia świadczenia, a wyższe odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych – dopiero po upływie tych 30 dni.
Ile wynoszą odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych w 2026 r.?
Stawkę odsetek ustala się jako sumę stopy referencyjnej NBP i 10 punktów procentowych (8 punktów, gdy dłużnikiem jest podmiot publiczny będący podmiotem leczniczym). Stawkę ustala się dwa razy w roku – według stopy referencyjnej NBP z 1 stycznia dla pierwszego półrocza i z 1 lipca dla drugiego.
Zgodnie z obwieszczeniem Ministra Finansów i Gospodarki z 11 grudnia 2025 r. (M.P. 2025 poz. 1257), w okresie od 1 stycznia do 30 czerwca 2026 r. odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych wynoszą 14% w skali roku dla standardowego dłużnika B2B oraz 12% w skali roku, gdy dłużnikiem jest podmiot publiczny będący podmiotem leczniczym. Ponieważ wartość ta zmienia się co pół roku wraz z decyzjami Rady Polityki Pieniężnej, przed każdym wyliczeniem warto sprawdzić aktualne obwieszczenie.
Rekompensata 40, 70 i 100 euro
Obok odsetek wierzycielowi przysługuje zryczałtowana rekompensata za koszty odzyskiwania należności. Jej wysokość zależy wyłącznie od wartości świadczenia z danej faktury:
- równowartość 40 euro – gdy wartość świadczenia pieniężnego nie przekracza 5 000 zł;
- równowartość 70 euro – gdy wartość świadczenia jest wyższa niż 5 000 zł, ale niższa niż 50 000 zł;
- równowartość 100 euro – gdy wartość świadczenia jest równa lub wyższa niż 50 000 zł.
Najważniejsze jest to, czego wielu przedsiębiorców nie wie: rekompensata przysługuje od każdej transakcji handlowej, z którą dłużnik się spóźnia, i należy się nawet wtedy, gdy wierzyciel nie poniósł żadnych realnych kosztów odzyskiwania długu. Ustawa nie uzależnia jej też od skierowania sprawy do sądu – prawo do niej powstaje z chwilą nabycia prawa do odsetek. W praktyce najczęściej jedna faktura odpowiada jednej transakcji, więc gdy z jednym kontrahentem zalega kilka faktur, rekompensatę co do zasady liczy się odrębnie dla każdej z nich.
Jak przeliczyć rekompensatę na złote?
Równowartość kwoty w euro ustala się według średniego kursu euro ogłoszonego przez NBP ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym świadczenie pieniężne stało się wymagalne. Przykładowo, jeśli faktura na 8 000 zł stała się wymagalna w marcu 2026 r., do przeliczenia 70 euro bierze się kurs z ostatniego dnia roboczego lutego 2026 r. Przy kursie 4,30 zł za euro rekompensata wyniesie więc 301 zł – i tę kwotę dolicza się do roszczenia obok odsetek.
Niezapłacona faktura B2B - co zrobić krok po kroku
- Przypomnienie i monit. Pierwszy, polubowny kontakt – telefon lub e-mail z przypomnieniem o płatności. Często wystarcza przy zwykłym przeoczeniu i nie psuje relacji handlowej.
- Naliczenie odsetek i nota odsetkowa. Od pierwszego dnia opóźnienia naliczasz odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych i możesz wystawić notę odsetkową.
- Wezwanie do zapłaty. Pisemne, najlepiej listem poleconym, z konkretnym terminem zapłaty i wskazaniem kwoty głównej, odsetek oraz rekompensaty. To dokument, który sąd potraktuje jako dowód próby polubownego zakończenia sprawy.
- Doliczenie rekompensaty. Do roszczenia dodajesz rekompensatę 40/70/100 euro przeliczoną na złote – bez konieczności jej osobnego uzasadniania.
- Pozew o zapłatę. Gdy dłużnik nadal nie płaci, kierujesz sprawę do sądu – w postępowaniu nakazowym, upominawczym albo elektronicznym postępowaniu upominawczym (e-sąd).
- Egzekucja komornicza. Po uzyskaniu tytułu wykonawczego sprawę przejmuje komornik, który prowadzi przymusowe ściągnięcie należności z majątku dłużnika.
Skuteczna windykacja należności najczęściej zaczyna się właśnie od prawidłowo skonstruowanego wezwania do zapłaty, bo to ono przesądza o tempie i kosztach dalszego postępowania.
Czym różni się postępowanie nakazowe od upominawczego?
To dwa odrębne tryby dochodzenia zapłaty, a wybór między nimi zależy przede wszystkim od tego, jakimi dowodami dysponuje wierzyciel.
Postępowanie nakazowe jest trybem silniejszym, ale bardziej wymagającym dowodowo – sąd wydaje nakaz zapłaty na podstawie dokumentów takich jak zaakceptowana przez dłużnika faktura czy uznanie długu. Jego dużą zaletą jest to, że nakaz zapłaty stanowi tytuł zabezpieczenia jeszcze przed prawomocnością, co pozwala szybciej zabezpieczyć majątek dłużnika. Korzystniejsza jest też opłata sądowa – od pozwu w postępowaniu nakazowym pobiera się jedynie czwartą część opłaty (zamiast pełnych 5% wartości przedmiotu sporu).
Postępowanie upominawcze jest trybem bardziej uniwersalnym – sąd wydaje nakaz zapłaty bez tak rygorystycznych wymogów dowodowych, ale dłużnik może łatwiej go zakwestionować zwykłym sprzeciwem, co przenosi sprawę na zasady ogólne.
Odrębnym wariantem jest elektroniczne postępowanie upominawcze (EPU) prowadzone przez e-sąd w Lublinie. Sprawdza się przy bezspornych, masowych roszczeniach – pozew składa się elektronicznie, a opłata jest niższa. EPU nie nadaje się jednak do spraw, w których spodziewamy się realnego sporu co do istnienia długu.
Ile czasu jest na dochodzenie należności? Przedawnienie
Roszczenia z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej przedawniają się co do zasady po 3 latach (art. 118 Kodeksu cywilnego). Trzeba przy tym pamiętać o ważnej regule: koniec terminu przedawnienia przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego, w którym termin ten upływa. Oznacza to, że faktura z terminem wymagalności w marcu danego roku przedawni się dopiero z końcem grudnia trzech lat później – ale zwlekanie aż do tej granicy jest ryzykowne, bo im starszy dług, tym trudniejsza windykacja. Również samo roszczenie o rekompensatę przedawnia się niezależnie od należności głównej – według ogólnych zasad z art. 118 Kodeksu cywilnego, co przy działalności gospodarczej oznacza 3 lata. Potwierdził to Sąd Najwyższy w uchwale z 30 września 2021 r. (III CZP 37/20).
Kiedy warto skorzystać z pomocy prawnika przy dochodzeniu należności?
Część spraw da się zamknąć samodzielnym wezwaniem do zapłaty. Wsparcie radcy prawnego realnie zwiększa jednak szanse odzyskania pieniędzy, gdy dłużnik ignoruje wezwania, kwestionuje istnienie długu, popadł w problemy finansowe albo gdy w grę wchodzą wysokie kwoty i konieczne jest szybkie zabezpieczenie majątku. Prawnik dobierze właściwy tryb postępowania, prawidłowo policzy odsetki i rekompensatę oraz przygotuje pozew tak, aby ograniczyć ryzyko sprzeciwu.
Stała obsługa prawna przedsiębiorców pozwala też działać prewencyjnie – poprzez dobrze skonstruowane umowy, zabezpieczenia płatności i procedury reagowania na pierwsze opóźnienia, zanim niezapłacona faktura urośnie do poważnego problemu finansowego firmy.
Masz nieopłaconą fakturę i nie wiesz, od czego zacząć? Skontaktuj się z Kancelarią Łuszczyński – pomożemy odzyskać należność wraz z odsetkami i rekompensatą.
FAQ - najczęściej zadawane pytania
Tak. Rekompensata za koszty odzyskiwania należności przysługuje automatycznie, od dnia nabycia prawa do odsetek, niezależnie od tego, czy wierzyciel faktycznie poniósł jakiekolwiek koszty. Nie trzeba jej uzasadniać ani poprzedzać osobnym wezwaniem – wynika wprost z art. 10 ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych.
Tak. W transakcjach handlowych prawo do odsetek za opóźnienie powstaje bez wezwania, o ile wykonałeś swoje świadczenie i nie otrzymałeś zapłaty w umówionym terminie. Jeżeli terminu nie ustalono, odsetki należą się po upływie 30 dni od dnia spełnienia świadczenia.
Według średniego kursu euro ogłoszonego przez NBP ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym świadczenie pieniężne stało się wymagalne. To kurs z konkretnego dnia, a nie z dnia wystawienia faktury czy zapłaty.
Tak. Rekompensata przysługuje od wartości każdej transakcji handlowej, czyli co do zasady od każdej nieopłaconej w terminie faktury z osobna. Jeśli jeden kontrahent zalega z kilkoma fakturami, dla każdej z nich ustala się rekompensatę odrębnie według właściwego progu kwotowego.
Roszczenia związane z prowadzeniem działalności gospodarczej przedawniają się co do zasady po 3 latach, przy czym koniec terminu przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego. Mimo to nie warto zwlekać – im starszy dług, tym trudniejsze i mniej skuteczne odzyskiwanie.
