Trzy legalne i bezpieczne sposoby. Wspólnicy i członkowie zarządu spółek z ograniczoną odpowiedzialnością często stają przed pytaniem: jak wypłacać pieniądze ze spółki legalnie i bez nadmiernych obciążeń podatkowych oraz ZUS-owskich? W niniejszym artykule przedstawiamy trzy sprawdzone i zgodne z prawem sposoby, które pomagają uniknąć składek ZUS i tzw. podwójnego opodatkowania, z uwzględnieniem aktualnego stanu prawnego oraz orzecznictwa.
Spis treści
Wynagrodzenie członka zarządu z tytułu powołania
Pełnienie funkcji członka zarządu w spółce z o.o. może odbywać się na podstawie powołania – bez konieczności zawierania odrębnej umowy o pracę czy zlecenia. W takiej sytuacji wynagrodzenie jest przyznawane na mocy uchwały zgromadzenia wspólników. To wygodna i coraz częściej wybierana forma współpracy – zarówno pod względem organizacyjnym, jak i podatkowym.
Co powinna zawierać uchwała o powołaniu członka zarządu?
Uchwała zgromadzenia wspólników przyznająca wynagrodzenie powinna jasno regulować:
- wysokość wynagrodzenia,
- termin wypłaty,
- częstotliwość wypłat (np. miesięcznie czy okresowo),
- możliwość ustanowienia limitu wynagrodzenia,
- przyznanie świadczeń dodatkowych – np. premie, ubezpieczenia, szkolenia, czy możliwość korzystania z samochodu służbowego.
Ważne: Zgodnie z orzeczeniem Sądu Najwyższego (sygn. akt I USK 430/21), katalog świadczeń dodatkowych dla członka zarządu może być bardzo szeroki – obejmuje m.in. premie, ubezpieczenia, odprawy, a nawet zwrot kosztów za mieszkanie czy odzież reprezentacyjną.
Skutki podatkowe
- Brak składek ZUS (emerytalne i rentowe)
Jeśli członek zarządu pełni swoją funkcję wyłącznie na podstawie powołania (nie ma np. umowy o pracę), nie podlega obowiązkowi opłacania składek emerytalnych i rentowych.
- Podatek dochodowy (PIT)
Wynagrodzenie członka zarządu traktowane jest jako przychód z działalności wykonywanej osobiście (art. 13 pkt 7 ustawy o PIT).
Oznacza to, że:
- Spółka jako płatnik ma obowiązek pobierać zaliczki na podatek dochodowy od wypłacanego wynagrodzenia,
- Jeśli dochód osoby fizycznej pełniącej funkcją członka zarządu przekroczy 1 000 000 zł rocznie, należy dodatkowo zapłacić daninę solidarnościową (4% od nadwyżki ponad tę kwotę).
- Obowiązkowa składka zdrowotna – 9%
- Członek zarządu z wynagrodzeniem z tytułu powołania podlega obowiązkowemu ubezpieczeniu zdrowotnemu,
- Obowiązek zgłoszenia oraz odprowadzania składki spoczywa na spółce jako płatniku,
- Składka wynosi 9% podstawy wymiaru, czyli wypłaconego wynagrodzenia,
- Składka jest miesięczna i niepodzielna – niezależnie od formy wypłat.
Kiedy zgłosić członka zarządu do ubezpieczenia zdrowotnego?
Zgodnie z interpretacją ZUS (WPI/200000/43/1237/2022), obowiązek ten powstaje w dniu podjęcia uchwały przyznającej wynagrodzenie.
Dlaczego warto wypłacać wynagrodzenie członkom zarządu?
- legalna forma wypłaty środków pieniężnych ze spółki,
- brak obowiązku składek ZUS (emerytalnych i rentowych),
- możliwość ujęcia wynagrodzenia w kosztach uzyskania przychodu,
- jasność i przejrzystość w dokumentacji spółki,
- większa motywacja członków zarządu dzięki dodatkowym świadczeniom.
Podsumowanie
Wynagrodzenie z tytułu powołania to korzystna i bezpieczna forma rozliczeń między spółką a zarządem – pod warunkiem, że jest właściwie udokumentowana i rozliczana. Daje wiele korzyści zarówno dla członka zarządu, jak i dla samej spółki.
Wynajem prywatnej nieruchomości przez wspólnika lub członka zarządu na rzecz spółki z o.o.
Kolejnym i jednym z ciekawszych rozwiązań wypłaty pieniędzy ze spółki może być wynajem prywatnej nieruchomości przez wspólnika lub członka zarządu na rzecz spółki z o.o.
To rozwiązanie niesie ze sobą szereg korzyści podatkowych i praktycznych, zarówno dla osoby wynajmującej, jak i samej spółki. Jak to działa i na co warto zwrócić uwagę?
Dlaczego to się opłaca?
- optymalizacja podatkowa – przy najmie prywatnym można skorzystać z ryczałtu: 8,5% podatku od przychodów do 100 000 zł rocznie, 12,5% od nadwyżki ponad tę kwotę.
- brak ZUS-u – najem prywatny nie wymaga opłacania składek ZUS, co znacząco zmniejsza obciążenia,
- legalna forma wypłaty środków – czynsz najmu to nie dywidenda, więc nie ma podwójnego opodatkowania,
- możliwość zwolnienia z VAT – osoby fizyczne nieprowadzące działalności mogą korzystać ze zwolnienia podmiotowego (limit 200 000 zł rocznie),
- koszt uzyskania przychodu dla spółki – czynsz najmu może zostać ujęty w kosztach firmowych,
- zachowanie stawki podatku od nieruchomości – jeżeli nieruchomość jest wykorzystywana również na cele mieszkaniowe, podatek nie wzrośnie.
Uwaga na formalności – reprezentacja!
Jeśli stroną umowy jest członek zarządu, trzeba pamiętać o art. 210 § 1 KSH. W takim przypadku spółkę nie może reprezentować sam zarząd. Zamiast tego umowę podpisuje rada nadzorcza albo Pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników.
Pełnomocnikiem może być:
- osoba trzecia,
- inny wspólnik lub członek zarządu,
Uwaga: Dla zapewnienia bezpieczeństwa prawnego zaleca się powierzenie funkcji pełnomocnika osobie trzeciej lub innemu wspólnikowi, ze względu na istniejące wątpliwości interpretacyjne dotyczące łączenia tej roli z funkcją członka zarządu lub prokurenta.
O czym warto pamiętać?
- Czynsz musi być rynkowy – żeby uniknąć problemów podatkowych, stawka najmu powinna odpowiadać warunkom rynkowym,
- Powierzchnia nieruchomości – nie przesadzaj z metrażem. Wynajmuj tyle, ile faktycznie potrzebuje Twoja spółka,
- Przeznaczenie nieruchomości, a podatek od nieruchomości – jeśli lokal jest wykorzystywany wyłącznie w działalności, stawka podatku rośnie. W przypadku, gdy nieruchomość jest przeznaczona również na cele mieszkalne – podatek może pozostać niższy.
Podsumowanie – dlaczego warto?
Wynajem prywatnej nieruchomości spółce z o.o. to prosty i zgodny z prawem sposób na wypłatę środków bez konieczności wypłacania dywidendy. Oferuje atrakcyjne stawki podatkowe, brak ZUS i możliwość optymalizacji kosztów w firmie. Oczywiście – pod warunkiem zachowania poprawnej dokumentacji i reprezentacji.
Pożyczka udzielona przez wspólnika na rzecz spółki z o.o.
Dofinansowanie spółki z o.o. przez wspólnika w formie pożyczki to często najprostszy i najszybszy sposób na zapewnienie firmie środków finansowych. Szczególnie w przypadku młodych firm z niskim kapitałem zakładowym, to rozwiązanie może być korzystniejsze niż kredyt bankowy – zarówno pod względem kosztów, jak i formalności.
Dlaczego warto?
Pożyczka od wspólnika to nie tylko szybki zastrzyk gotówki. To również:
- legalna forma finansowania działalności,
- możliwość zaliczenia odsetek do kosztów uzyskania przychodu spółki,
- brak podatku PCC,
- brak podwójnego opodatkowania,
- brak obowiązku składek ZUS,
- przy odpowiednim oprocentowaniu – brak ryzyka zakwestionowania przez urząd skarbowy.
Forma umowy – ustna czy pisemna?
Zgodnie z obowiązującymi przepisami, jeśli kwota udzielonej pożyczki przekracza 1000 zł, wymaganą formą zawarcia umowy jest forma dokumentowa (np. e-mail, sms). Choć teoretycznie możliwa jest forma ustna, zalecamy sporządzenie umowy pisemnej – to najbezpieczniejsze rozwiązanie na wypadek kontroli czy sporu.
Uwaga! Jeśli pożyczki udziela jedyny wspólnik, który jest jednocześnie jedynym członkiem zarządu, umowa powinna być zawarta w formie aktu notarialnego.
Co powinna zawierać umowa pożyczki?
Dobrze przygotowana umowa to klucz do bezpieczeństwa obu stron. Powinna zawierać m.in.:
- dane stron (pożyczkodawcy i pożyczkobiorcy),
- kwotę pożyczki,
- termin i sposób wypłaty środków,
- okres pożyczki,
- wysokość oprocentowania,
- sposób zwrotu (raty, termin jednorazowej spłaty),
- ewentualne dodatkowe ustalenia (np. zabezpieczenia).
Gotówka czy przelew?
Jeśli wspólnik nie prowadzi działalności gospodarczej, pożyczki może udzielić zarówno w gotówce, jak i przelewem.
Jeśli jednak prowadzi działalność – obowiązuje go art. 19 ustawy Prawo przedsiębiorców – czyli obowiązek dokonania płatności przelewem bankowym. Ma to wpływ na możliwość zaliczenia odsetek do kosztów uzyskania przychodu.
Wniosek: Chcesz zaliczyć odsetki do kosztów? Przelej środki na konto spółki.
Podatek PCC – czy trzeba płacić?
Dobra wiadomość: Pożyczka udzielona spółce kapitałowej przez jej wspólnika (akcjonariusza) jest zwolniona z podatku od czynności cywilnoprawnych (PCC) – na podstawie art. 9 pkt 10 lit. i) ustawy o PCC.
Uwaga: Pożyczka od innych osób np. osoby trzeciej może już podlegać PCC.
Jak ustalić oprocentowanie? Rynek czy Safe Harbour?
Oprocentowanie pożyczki musi być zgodne z wartością rynkową – w przeciwnym razie urząd skarbowy może je zakwestionować i naliczyć dodatkowy podatek.
Możliwości ustalania oprocentowania pożyczki
- Oprocentowanie rynkowe: Możesz porównać oferty kredytów z banków i na tej podstawie ustalić wysokość odsetek. Minus: Urząd może zakwestionować Twoje wyliczenia.
- Safe Harbour (bezpieczna przystań): W przypadku łącznego spełnienia odpowiednich warunków, organ podatkowy nie będzie badał wartości odsetek, a także nie będzie wymogu przygotowania odpowiedniej dokumentacji dotyczącej transakcji. To najbezpieczniejsze rozwiązanie.
- Opodatkowanie odsetek – ile podatku zapłacisz?
- Wypłacone wspólnikowi odsetki są jego przychodem z kapitałów pieniężnych.
Podlegają 19% zryczałtowanemu podatkowi dochodowemu (tzw. podatek Belki).
Spółka jako płatnik musi pobrać i odprowadzić ten podatek do urzędu skarbowego.
Czy warto?
Zdecydowanie tak – pod warunkiem, że pożyczka jest dobrze udokumentowana, a warunki ustalone zgodnie z przepisami. To rozwiązanie stanowi:
- legalną formę wypłaty środków pieniężnych,
- możliwość zaliczenia przez spółkę z o.o. odsetek od udzielonej pożyczki do kosztów uzyskania przychodu,
- możliwość uniknięcia podwójnego opodatkowania,
- brak PCC.
Podsumowanie
Każda z opisanych metod to legalny i efektywny sposób wypłaty pieniędzy ze spółki z o.o. bez konieczności wypłacania dywidendy i płacenia podwójnego podatku.
Kluczowe zalety:
- niższe opodatkowanie niż przy dywidendzie,
- brak składek ZUS (lub tylko zdrowotna),
- realne oszczędności podatkowe,
- proste zasady i stosunkowo niskie ryzyko podatkowe.
Należy pamiętać, że oprócz opisanych powyżej sposobów istnieją także inne legalne formy transferu środków ze spółki. Ostateczny wybór optymalnego rozwiązania powinien być każdorazowo dostosowany do specyfiki działalności, struktury właścicielskiej oraz celów biznesowych spółki.
Chcesz wybrać najlepszą metodę dla swojej spółki?
Skontaktuj się z naszą kancelarią – przeanalizujemy Twoją sytuację i pomożemy wdrożyć optymalne rozwiązanie.
