Czy można skutecznie uczestniczyć w zgromadzeniu wspólników spółki z o.o., będąc setki kilometrów od Polski? Tak – niezależnie od tego, czy przebywasz za granicą służbowo, pracujesz zdalnie, czy na dłużej wyjechałeś z kraju, wciąż możesz aktywnie wpływać na decyzje w spółce. Obowiązujące przepisy pozwalają na udział w zgromadzeniu za pośrednictwem pełnomocnika lub – jeśli przewiduje to umowa spółki – w formie zdalnej. W tym artykule omawiamy, jak w praktyce skorzystać z tych możliwości, by wszystko odbyło się zgodnie z prawem i bez zbędnych komplikacji.
Spis treści
Jak prawidłowo udzielić pełnomocnictwa?
Aby pełnomocnik mógł skutecznie działać w imieniu wspólnika, konieczne jest spełnienie kilku warunków:
Forma pełnomocnictwa
Pełnomocnictwo musi być udzielone na piśmie pod rygorem nieważności. Co to oznacza?
Dokument musi być podpisany własnoręcznie przez wspólnika (lub osoby uprawnione do reprezentacji – w przypadku osoby prawnej).
Kopie, skany, faksymile nie wystarczą, chyba że umowa spółki wyraźnie dopuszcza taką formę.
Pełnomocnictwo powinno być złożone w oryginale na zgromadzeniu.
Uwaga: Umowa spółki może zawierać zapisy, które dopuszczają posługiwanie się kopią pełnomocnictwa.
Dołączenie do dokumentacji
Pełnomocnictwo należy dołączyć do księgi protokołów zgromadzenia wspólników.
Kto nie może być pełnomocnikiem?
Zgodnie z przepisami, nie każdy może być pełnomocnikiem na zgromadzeniu wspólników spółki z o.o. Przepis art. 243 § 3 KSH wyłącza z tej roli:
• członków zarządu spółki,
• pracowników spółki zatrudnionych na podstawie umowy o pracę lub powołania, mianowania, wyboru.
Kogo to NIE dotyczy?
Zakaz nie obejmuje:
• osób wykonujących pracę na podstawie umowy zlecenia,
• osób pracujących na podstawie umowy o dzieło lub kontraktu menedżerskiego.
Czy wspólnik może mieć kilku pełnomocników?
Teoretycznie tak – wspólnik może udzielić pełnomocnictwa kilku osobom. W praktyce jednak wiąże się to z ryzykiem:
• mogą pojawić się rozbieżne stanowiska między pełnomocnikami,
• mogą wystąpić problemy techniczne z oddaniem głosu (np. wspólne głosowanie, zamieszanie podczas obrad).
Najlepiej powierzyć reprezentację jednemu, dobrze przygotowanemu pełnomocnikowi.
Reprezentacja wspólnika będącego osobą prawną
Jeśli wspólnikiem w spółce z o.o. jest inna osoba prawna (np. inna spółka), pełnomocnictwa musi udzielić organ uprawniony do reprezentacji tej osoby – najczęściej zarząd.
Przykłady:
• W przypadku jednoosobowego zarządu – pełnomocnictwa udziela prezes zarządu,
• W przypadku zarządu wieloosobowego – np. dwóch członków zarządu działających łącznie albo członek zarządu z prokurentem (zgodnie z zasadami reprezentacji wynikającymi z obowiązujących przepisów lub umowy spółki).
Udział zdalny – nowoczesne rozwiązanie dla mobilnych wspólników
Możliwość uczestnictwa w zgromadzeniu wspólników zdalnie, np. przez wideokonferencję, została wprowadzona do Kodeksu spółek handlowych i coraz częściej wykorzystywana jest w praktyce.
Krok 1: Sprawdzenie zapisów umowy spółki
Udział w zgromadzeniu wspólników za pomocą środków komunikacji elektronicznej jest możliwy tylko wtedy, gdy umowa spółki tego nie wyklucza.
Krok 2: Określenie miejsce zgromadzenia
Zgromadzenie wspólników w spółce z o.o. co do zasady odbywa się w siedzibie spółki. W szczególnych przypadkach może odbyć się również w innym miejscu na terytorium Polski. Podczas zgromadzenia online, należy zadbać, aby osobiście z reguły w siedzibie spółki znajdowały się co najmniej dwie osoby tj. przewodniczący oraz protokolant.
Krok 3: Przyjęcie regulaminu
Aby zorganizować zgromadzenie wspólników w formie zdalnej, trzeba najpierw przyjąć odpowiedni regulamin. Taki regulamin powinien jasno opisywać:
• jak będą się porozumiewać uczestnicy,
• w jaki sposób będą oddawane głosy,
• jak będzie sprawdzana tożsamość uczestników,
• jak zostanie zapewnione bezpieczeństwo i poufność zgromadzenia.
Regulamin uchwala rada nadzorcza, a w przypadku jej braku robią to wspólnicy spółki.
Krok 4: Prawidłowe zwołanie zgromadzenia
Zazwyczaj to zarząd ma obowiązek zwołać zgromadzenie wspólników – także takie, które odbywa się zdalnie. Ważne jest, aby sposób zwołania zgromadzenia był zgodny z przepisami. Można to zrobić tradycyjnie, wysyłając listy polecone lub elektronicznie (np. e-mailem) – o ile wspólnik wyraził wcześniej zgodę na takie doręczenie na piśmie.
Krok 5: Przygotowanie protokołu zdalnego zgromadzenia
Zgromadzenie, niezależnie od tego, czy odbywa się tradycyjnie czy też zdalnie, musi być odpowiednio udokumentowane w formie protokołu, czyli oficjalnego zapisu jego przebiegu.
Do protokołu trzeba dołączyć:
• listę obecności z podpisami osób, które były fizycznie obecne na zgromadzeniu (np. przewodniczącego i protokolanta),
• listę wspólników, którzy brali udział zdalnie.
Podsumowanie – o czym należy pamiętać?
Jeśli jesteś wspólnikiem spółki z o.o. i planujesz dłuższy pobyt za granicą, nie musisz rezygnować z aktywnego udziału w życiu spółki. Dzięki pełnomocnictwu lub udziałowi zdalnemu możesz uczestniczyć w zgromadzeniu z dowolnego miejsca na świecie – wystarczy odpowiednio się przygotować.
Jednak, by pełnomocnictwo było skuteczne i ważne, musi być:
- udzielone w odpowiedniej formie pisemnej,
- podpisane przez uprawnioną osobę,
- złożone w oryginale,
- dołączone do księgi protokołów,
- udzielone osobie uprawnionej (nie członek zarządu, nie pracownik),
- zawierać jasno określony zakres działania.
Masz wątpliwości? Skontaktuj się z naszą kancelarią
Oferujemy pomoc w zakresie:
- analizy dokumentacji,
- przygotowania odpowiedniego pełnomocnictwa,
- formalnego przygotowania zdalnego zgromadzenia wspólników.
